Le trop de mail pollue la vie de tout le monde et tue
l’information. Il est donc nécessaire de
rétablir
des règles de savoir vivre :
Comment mieux
l'utiliser ?
Quelques règles communes
pour gagner en temps et en efficacité chaque jour !
La messagerie électronique dans le Groupe, c'est un outil :
» de communication, de travail vital.
Un "mail" est un message électronique :
« adressé
à des personnes
ciblées avec un objet explicite, structuré avec
une
synthèse (de dix lignes maximum), un
développement et des
références à des documents si
nécessaire
et, signé.
Règle
de comportements
Les messages envoyés : je suis propriétaire et
responsable des messages que j'envoie aux autres !
Je choisis les destinataires à partir de la
fonction
«adresser»de la messagerie afin de m'affranchir des
problèmes d'homonymie
en «POUR» ou «A» :
destinataires
sélectionnés pour action (ne pas
dépasser en
général 2 ou 3 personnes) => ce sont les
personnes qui
ont une action à réaliser.
en «CC» (copie conforme): destinataires pour
information,
en «CGC» (copie conforme cachée) :
destinataires
informés sans que les précédents ne le
sachent
(à utiliser avec modération).
« En cas de sélection d'une
liste de
diffusion, j'utilise le bouton «expansion» des
destinataires et je vérifie que l'ensemble des membres sont
bien
concernés. » Dans
tous les cas, je fais attention à limiter le nombre de
personnes en diffusion.
J’évite la touche « répondre
à »
car cela fini si tout le monde fait cela, ce n’est plus
lisible
reprendre les idées principales et refaire un message
à
partir de ces données.
Crée; mémo
J'informe ma hiérarchie directe et celle de mes
interlocuteurs seulement si c'est
indispensable. Je limite le nombre de destinataires au strict
nécessaire.
Je renseigne l'objet avec un intitulé explicite.
Je rédige une synthèse, dès que le
corps du
message dépasse vingt lignes ou s'il y a une
pièce
jointe. Cette synthèse est suffisante pour les destinataires
en
«CC».
EN CAS
D’URGENCE : JE NE
ME LIMITE PAS A UN MAIL MAIS, JE VERIFIE DE VIVE VOIX LA BONNE PRISE EN
COMPTE DE L’ACTION (les personnes
n’attendent pas
derrière leur bureau la réception de votre
message. Et,
ils ne reçoivent pas qu’un message par jour)
Nota : quand vous avez voulez qu’une action soit
réalisée, évitez de demander
à plusieurs
personnes. C’est une perte d’efficacité
et, vous
avez toutes les chances que l’action ne soit pas faite ;
chaque
personne pensant que l’autre va la faire (en plus comme cela,
il
n’y a pas de responsabilisation)
