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5S - ou les avantage du nettoyage, du rangement ... 

Sommaire
 Introduction  
 Où le mettre en place ?    Gains attendus   Le PQQOQCC : pourquoi - quoi - qui - où le faire - quand le faire - comment - coût
 Comment pratiquer ?   Éliminer/ Débarrasser  Ranger  Nettoyer/ Inspecter  Standardiser  Respecter / Faire respecter / Progresser
Application chez soi définitions mise en place  exemples dans différents lieux 




Avant de mettre en place n’importe quelle méthodologie, les 5S sont nécessairement la 1ère étape. En effet, cette méthode se focalise sur la propreté, sur l’organisation optimum des postes de travail et sur la formalisation, sur le respect et l’amélioration de ces thèmes. Sans cela comment pouvons-nous être capables de localiser les problèmes ?

Originaire du Japon, cette méthode postule qu'un travail efficace et de qualité nécessite un environnement propre, de la sécurité, et de la rigueur.

Le 5S est certainement l'un des outils à développer en priorité dans les entreprises (ou chez soi). Elle a pour objectif des enjeux économiques et de progrès permanent.
L'une des premières étapes, sinon la première, doit porter sur la propreté et la bonne organisation des bureaux et des postes de travail dans l'entreprise.
Tous les services de l'entreprise sont concernés, de la prise de la commande à l'expédition du produit. Ce serait une faute de considérer que seuls les ateliers peuvent et doivent pratiquer cette démarche.
La qualité d'une entreprise est jugée par sa clientèle à travers sa tenue, son allure, la présentation de son accueil, de son réseau commercial, de son siège social et de la première impression qu'elle donne au travers de l'organisation de ses ateliers.

Cette démarche basée sur un management participatif joue un rôle essentiel dans la prévention des accidents, puisqu'à terme, il n'est plus nécessaire de rappeler les règles de sécurité, car on note naturellement une plus grande ouverture d'esprit vers l'application des consignes.



Qu'est le 5S ? Cela est une méthode en 5 phases dont chacune des phases est résumée par un mot commençant par un "s" :

Mot Japonais Traduction Interprétation
Seiri Débarras Trier, débarasser (dégager de ce qui embarrasse) Nous ne savons pas jeter… La preuve, c’est que nous gardons ce qui ne nous sert pas ! Cela signifie faire la différence entre l’indispensable et l’inutile et se débarrasser de tout ce qui encombre le poste de travail.
Seiton Rangement Ranger, mettre les choses en ordre.
(couvre implicitement toutes les procédures nécessaires à cet effet)		 Tant qu’on utilisera des objets, on aura besoin des les avoir à portée de main, ce qui explique que le rangement doit être fait chaque jour. On évite ainsi de perdre du temps à chercher.
Pouvoir ranger et retrouver en 30 secondes documents et outils usuels est un objectif tout à fait possible.
Seiso Nettoyage Nettoyer et inspecter Une fois chaque chose à sa place, il faut veiller à la propreté des lieux. 
" Rendre net, propre en débarrassant de tout ce qui ternit ou salit ".
Cela signifie éliminer les déchets, les saletés, les corps étrangers afin que le poste de travail et son environnement soient propres.
Seiketsu Ordre Conserver en ordre et propre, standardiser Vous l'obtenez lorsque vous avez pris l’habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et de nettoyer.
C'est, après avoir nettoyé et éliminé les causes causes de salissures, faire briller puis repeindre avec une peinture claire et brillante.
Il s'agit là de développer des habitudes (appliquer les règles) et un effort constant que tout reste en ordre.
Shitsuke Rigueur Formaliser et impliquer (discipline) - faire respecter et progresser objectif est de mettre en place un système permettant de faire des progrès et de ne pas revenir en arrière.
Sur le terrain, on applique ce qui a été décidé : Qui, Quoi, Quand, Comment les tâches sont réparties.

 



Où mettre en place le 5S ? :

Le gros avantage de cette méthode simple et concrète est que personne ne peut être contre le fait de travailler ou vivre (dans le cas d’un 5 S effectué à la maison) dans un environnement agréable. 
Méfiez-vous de vous-même : la méthodologie 5 S est très facile à comprendre. Et justement parce que les 5 S apparaissent évidents et pleins de bon sens, nous y prêtons rarement une attention suffisante et nous faisons peu d’efforts pour les mettre en pratique : le plus difficile n’est pas de démarrer une démarche 5 S mais de la poursuivre, et ce, jour après jour. Cette démarche nécessite donc persévérance et détermination. Le plus difficile est qu’elle devienne une habitude.

C’est une démarche participative qui nécessite que l’ensemble des personnes utilisant une zone (de vie, de travail), soit présent lorsque la démarche 5 S est entamée. En effet, qui peut décider à la place de quelqu’un de ce qui lui est utile ou non ? Seuls les utilisateurs sauront le dire. De plus, cela nécessite de bien connaître le travail à faire pour déterminer ce qu’il faut garder ou jeter et comment organiser le lieu de la façon la plus rationnelle possible.



Auriez-vous envie de vivre dans une entreprise de ce type ?
Une entreprise où les personnes courent d’un bout à l’autre de l’atelier pour chercher un outil, où le sol est taché d’huile ou autres produits, où les machines sont sales, où les cartons et palettes traînent dans l’atelier et où les rebuts s’accumulent.

Et à la maison ?
Imaginez une salle de bain où les serviettes de toilettes sales s’entassent sur le sol avec les chaussettes et autres vêtements, où le sèche-cheveux reste branché et le robinet de la baignoire pas tout à fait fermé, où les produits solaires sont périmés, où la poubelle déborde de cotons tiges…
Votre fils a fait une chute en roller-blade, accepteriez-vous que le matériel chirurgical n’ait pas été nettoyé ?
Un incendie se déclare dans votre immeuble, accepteriez-vous que les extincteurs soient périmés ou non rangés à leur place ?
En résumé, les 5 S ce sont des gestes au quotidien, par exemple vérifier que la chaîne de votre vélo est bien graissée (nettoyer - inspecter), ranger la vaisselle à sa place (ranger), mettre les habits sales dans le panier à linge (ranger), manger les aliments en étant vigilant sur les dates de péremption (éliminer).
Consacrer un peu de temps aux 5 S permet de prévenir bien des désagréments, des accidents.


Si nous prenons l’exemple d'une chaîne de vélo, si nous n’effectuons pas de nettoyage, nous constaterons qu’il est, au fil du temps, de plus en plus difficile de pédaler, que le vélo commence à "couiner" et nous risquons même d’avoir un accident.
De plus, rappelons-nous qu’il est facile de nettoyer la baignoire après une douche, cela devient plus difficile si nous ne la nettoyons qu’une fois tous les deux mois.
De nombreux secteurs d’activités l’utilisent : l’armement, l’électronique, le médical, la mécanique de précision, la cuisine…
A la maison, les 5 S sont applicables partout : dans la cuisine, dans le garage, dans la chambre, dans la salle de bain…

Les 5 S au quotidien
C’est aller faire un petit tour dans les toilettes d’un restaurant avant de manger, pour voir l’état d’entretien des locaux. Croyez-vous que vous aurez encore envie de manger dans ce restaurant, même si la serveuse est mignonne et aimable, si vous avez constaté que l’état de propreté laisse à désirer ? Ne ferez-vous pas un parallèle avec ce que vous allez recevoir dans votre assiette quelques minutes plus tard ?
N’oublions pas que le respect des 5 S permet de donner une bonne image de votre entreprise ou de votre maison. Un environnement propre et agréable est votre meilleure publicité.
De plus en plus, certaines entreprises organisent des visites pour les familles des collaborateurs qui y travaillent…
C’est ainsi que, de plus en plus, de nombreuses entreprises ont troqué leur bonne vieille blouse d’écolier ou blouse grise contre une belle blouse blanche renvoyant à des images telles que l’hôpital, les salles blanches…
Quel est l’avantage ?
Avec le gris ou le bleu marine, la saleté ne se voit pas, nous la cachons. Cela ne nous incite pas à lutter contre elle. Avec une couleur claire (c’est souvent le blanc qui est choisi), aucune tache, aucune salissure ne passe inaperçue. Cela nous incite à entretenir la propreté du lieu dans lequel nous vivons. De plus, les couleurs claires ont un impact sur le moral des personnes travaillant dans ces organisations.

Les 5 S se comprennent en les pratiquant. L’important est de commencer tout de suite. Relevons nos manches.


Gains potentiels attendus
Cela est une des premières méthodes pour gagner sur de multiples aspects :
 Milieu de travail agréable
Pour éliminer le temps perdu à chercher ses outils, ses habits… le passeport au moment de partir en voyage, la cravate avant d’aller travailler, la clef que nous cherchons d’un bout à l’autre de l’atelier parce que la dernière personne de l’équipe précédente ne l’a pas rangée à sa place…
Nous trouvons l’information demandée par un client même lorsque Emilie, notre assistante, est partie en formation sur les outils de la qualité. Cela nous permet de servir nos clients en temps et en heure.
pour améliorer la sécurité : Car pas de choses qui trainent. Exemples : dans l’entreprise, allées de circulation non dégagées ; à la maison, fil du téléphone qui traverse la salle à manger…
pour améliorer l’efficacité : avec l’expression "un bon ouvrier… prend soin de ses outils"
Les quelques minutes régulièrement passées à entretenir son matériel et à s’assurer qu’il est en état sont largement gagnées lorsque nous sommes appelés à utiliser ce matériel. De plus, cet entretien fait la différence lorsque nous sommes pressés et que, par exemple, nous avons une commande urgente à livrer au client.
pour diminuer et prévenir les pannes : le syndrôme du lundi matin ou du retour de vacances, où les machines ne veulent plus redémarrer, parce que la poussière a eu le temps de se déposer au cours du week-end.
pour libérer de l’espace inutilement utilisé : Nous pouvons donc mieux nous organiser.
pour inspirer confiance : un médecin, qui a une salle de soins bien rangée, inspire confiance.
pour ne plus courir : se dépêcher de faire le ménage, parce que nous venons de recevoir un coup de fil de notre mère, qui nous annonce qu’elle sera là dans une heure. Ce qui fait que nous soulevons tapis et petits
Pour faciliter la polyvalence Si tout est rangé de manière connue et identique pour tout le monde, il est plus facile de trouver les informations et l'information est "formatée"
Faciliter la maintenance  Voir plus rapidement les défaillances (exemple : une fuite se voit plus facilement sur un sol propre que sur un sol encombré et sale)
Gain de place, de surface   En rangeant de manière régulière et en "jetant" ce qui est inutile, il y a besoin de moins de place. Cela s'applique très bienaux fichiers informatiques (gain de place sur les serveur = moins de perte de temps pour trouver les fichiers, pas besoin d'investir dans un serveur (ou ordinateur) avec plus de capacité,
ne sature pas le réseau et donc améliore la rapidité de traitement des informations)
Gain qualité  Un certain nombre de défauts qualité peut être imputé à l'état du poste de travail :
  erreur de montage due à une confusion de pièces, le poste étant en désordre et/ou des pièces d'une autre série/montage y traînaient (défaut d'ordre)
  oubli de pièces, car les pièces manquantes n'étaient pas visibles (défaut d'ordre)
  rayures sur pièces d'aspect par des débris traînants sur le poste (défaut de propreté)
  pièces inutilisables parce que salies (défaut de propreté)
  le défaut est imputable au non respect de l'ordre des opérations (défaut de discipline)
Gain ergonomique éloigne ce qui sert peut et rapproche ce qui sert souvent
- gain de temps car pas de choses inutiles qui trainent et choses rangées à des endroits définis et connus
- risques sécurité diminués car pas de choses qui trainent
- quand les choses sont propres et bien tenue, une défaillance se voit plus facilement (exemple une légère fuite d’huile sur un sol sale ne se verra pas alors que sur un sol propre cela se verra et, il pourra y avoir intervention rapidement)
- avoir un seul endroit pour les données, permet d'avoir une seulle mise à jour (pas avoir des mises à jour avec plusieurs mises à jours différentes)

  
 Des gains de temps car pas de choses inutiles qui trainent et choses rangées à des endroits définis et connu (Elle permet d’améliorer la productivité, parce qu’un environnement agréable et pratique
     permet, par exemple, de gagner du temps et d’augmenter notre qualité de vie Nous nous énervons moins à chercher désespérément quelque chose dans l’urgence.)
Cela permet de se débarasser de choses inutiles ce qui entraîne des gains de place et aussi des gains de temps pour trouver ce qui est utile.





meubles pour y glisser la poussière que nous croyons bien cachée, mais qu’elle voit au premier coup d’oeil.
- pour avoir une meilleure qualité de vie :
C’est plus agréable de travailler dans un bureau ou de vivre dans un appartement ou une maison propre.


 PQQOQCC :  
Le Pourquoi  vient d’être vu.
Le Quoi  aussi et sera revu en détail dans la suite.
Qui
 Qui est concerné ?
  Qui pourrait aider à le résoudre ?

  Qui risque d’être gêné par la résolution du problème ?		 C'est à chaque personne de les appliquer. Les 5 S ne peuvent pas réussir si tout le monde n'y adhère pas.
        Toutes les personnes qui vivent ou qui travaillent dans une zone.
      Quelqu’un qui a le sens pratique et qui n’est pas conservateur de nature. Quelqu’un qui n’a pas de souvenir sur la zone, et qui pourra, sans état d’âme, aider la personne ou le groupe à sélectionner les objets à garder, en leur posant les questions pertinentes.
    Les personnes qui aiment vivre dans un environnement désordonné.
Où faire du 5 S ? Dans n’importe quelle partie de son appartement (aussi petit soit-il), de sa maison, de son bureau ou de son atelier et même en informatique.
Quand pratiquer le 5 S ? Dès aujourd’hui. Cela ne demande, en effet, aucun matériel. Cela nécessite juste d’avoir envie de démarrer une démarche 5 S.
Comment se manifeste le problème ? Nous ne retrouvons plus un document, un outil, une assiette…
Combien ça coûte ? - de précieuses minutes de notre vie à chercher un objet qui s’est mystérieusement volatilisé
- des maux d’estomac parce que nous nous sommes énervés de ne pas retrouver l’objet avant le départ en week-end ou en vacances… et que nous avons été obligés, soit de nous en passer, soit de racheter son frère jumeau.


Quel objectif nous fixons-nous ?
- une petite zone à taille humaine.


Comment pratiquer ?

Comment mettre une démarche 5S en place ?

Avoir le soutien de la direction ou, commencer dans un coin et montrer les résultats obtenus ensuite.
Il ne faut pas céder à la facilité et déployer la méthode via un stagiaire. Il peut être là en tant qu'expert ou support mais, la démarche doit bien venir d'une volonté réelle (prouvée par des faits visibles) du management.


Le déploiement des 5S se fait dans un ordre logique et avec progressivité. Les 3 premiers S sont des actions de terrain, les 2 derniers sont des actions de maintien et de progrès.

Constituer le comité d’animation 5S
La structure d’animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit rassembler au sommet des membres de la direction et fonctionner à la base au travers des cercles de qualité. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l’animation des 5S dans son unité; il peut être encadré par un animateur 5S.

Définir la politique des 5S
Une fois ces principes établis, cette équipe aura pour mission de définir la politique des 5S, mettre en place des groupes de travail, définir des objectifs spécifiques et des délais.
Dès lors, chaque équipe aura des objectifs et des calendriers qui lui seront propres, ce qui évitera de donner l’impression d’une multiplication inutile des efforts.
Il peut être raisonnable de commencer le déploiement des 5S dans un atelier ou sur un processus pilote correctement ciblé, puis de l'étendre aux autres secteurs de l'atelier puis de l'entreprise.

Pour certains domaines, chaque poste de travail pose des problèmes spécifiques et il peut être bon de constituer des équipes de projet afin de les résoudre. Ces groupes comprendront à la fois des représentants des ateliers et des techniciens.

Dès lors, chaque équipe aura des objectifs et des calendriers qui lui seront propres, ce qui évitera de donner l’impression d’une multiplication inutile des efforts.

La réussite de cette démarche dépendra de l’efficacité de ses acteurs à créer les structures nécessaires à la sensibilisation aux 5S ainsi que toutes les actions de promotion. Il est impératif que ses membres soient également prêts à se rendre sur les lieux de travail pour donner des instructions et des conseils sur les 5S. Comme on l’imagine, il est essentiel que ces personnes soient elles-mêmes extrêmement motivées et capables de motiver.


Il convient donc d’établir un plan d’action 5S et de l’appliquer. La première règle est de définir un plan en fixant des délais pour chaque action. Il est nécessaire d’utiliser des fourchettes assez larges (1 an, 2 ans, etc…) et de surveiller en permanence ce calendrier en s’efforçant de le réaliser. De plus, le plan doit prévoir des réunions et des rapports pour faire le point sur les objectifs et recenser ceux qui ont été atteints. Il ne faut surtout pas limiter la participation à ces réunions à quelques personnes.

Mettre en place un plan d’action 5S et des indicateurs d’évaluation.
Il faut savoir avant toute chose que lorsqu’une décision est prise, il faut l’appliquer (se débarrasser de tout ce dont on n’a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au nettoyage).
De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères et tables spéciales pour le rangement des objets, des étiquettes et panneaux d’instructions). Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables (placer des capots pour éviter les projections de copeaux et prendre des mesures pour éviter les fuites).
Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l’aide des autres services (réparer des machines, changer l’agencement d’un atelier, prévenir les fuites d’huile). Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre l’évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l’évolution (avant, pendant, après).

Il convient donc d’établir un plan d’action 5S et de l’appliquer. La première règle est de définir un plan en fixant des délais pour chaque action. Il est nécessaire d’utiliser des fourchettes assez larges (1 an, 2 ans, etc…) et de surveiller en permanence ce calendrier en s’efforçant de le réaliser. De plus, le plan doit prévoir des réunions et des rapports pour faire le point sur les objectifs et recenser ceux qui ont été atteints. Il ne faut surtout pas limiter la participation à ces réunions à quelques personnes. Faites-en au contraire un événement. Inviter des tiers à assister à un succès est d’autant plus gratifiant pour ceux qui ont fait le travail.


Suivre le plan d’action 5S
Il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés beaucoup d’efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que les mauvais, car l’identification des problèmes est le premier pas vers l’amélioration.




 Débarasser - trier (à un endroit défini et connu)        ----      Le sens premier de débarrasser est "dégager de ce qui embarrasse".

Que peut-on trier ? : Le travail // Les outils (ou machines) non nécessaires // Les produits défectueux // Les papiers, classeur, mails et autres documents

Pourquoi trier ? : Faire le tri des objets, du courrier, des mails ; sinon, il y a risque de ne pas avoir la bonne information à temps… et, par exemple, de ne pas se présenter pour son entretien d’évolution auprès du Directeur des Ressources Humaines ou de partir chercher son cousin d’Amérique à l’aéroport de Roissy pour rien…
Des informations ou des objets, gardés pour rien, occupent de l’espace.

Attention à ne pas définir un périmètre trop grand, sinon à la fin de la journée, tous les objets auront été enlevés des étagères, seront par terre et vous aurez le sentiment d’avoir perdu votre temps. Dans ce cas, il existe le risque que vous remettiez tous les objets en vrac dans le placard et que le résultat soit pire qu’au démarrage de votre 5 S.
Soyez modeste, démarrer petitement, méfiez-vous de la folie des grandeurs. Définir un périmètre à taille humaine (pour ne pas se décourager et parce qu'il est difficile de jeter) : par exemple nous pouvons nous fixer pour objectif une étagère de l’armoire à vêtements vide après la phase éliminer… 


Appuyez-vous sur le QQOQCPC (Démarche de résolution de problèmes).

Le résultat de l'opération doit être visible :         ne pas hésiter à jeter
        faire un grand nettoyage de printemps (repeindre éventuellement)
        délimiter et identifier de façon très visible la zone du chantier
Avant le débarras et le grand nettoyage initial :         Montrer la détermination de la direction et de l'encadrement,
        Chacun doit participer activement : informer et solliciter le personnel concerné,
        Réaliser un planning des opérations Tri, Débarras et Nettoyage initial,
        Prévoir l'assistance de la maintenance,
        Faire vivre le tableau de communication, l'utiliser continuellement (audits, post-its, plan d'action,...)
        Prendre des photos et les afficher.
Pendant la phase de débarras :         Veiller à ce que l'on atteigne l'état de référence,
        Si des points posent problèmes, remonter sans délai l'information et mobiliser les compétences pour les résoudre,
        Profiter du nettoyage pour détecter les anomalies (causes de salissures, desserrages, fuites, déformations, casses,...)
        Prendre des photos et les afficher
        Déterminer des priorités dans les nettoyages et rangements,
        Ecrire les gammes et les procédures de rangement pour ces priorités,
        Programmer en fin de chaque poste 5 minutes 5S pour appliquer gammes et procédures précédemment établies.


Il faut prévoir un tableau de communication.

Pendant l'opération, analyser chaque cas (en s'appuyant par exemple sur un QQOQCPC) :
Pièces défectueuses, cassées, objets rouillés, documents périmés,...



- Lutter contre "Je le garde au cas où…". Il est important de prendre une décision ferme. Pour cela, prendre objet après objet dans le périmètre que vous avez défini et se poser la question :


Est-ce que nous nous servons de cet objet ?
Réponse Exemple
"oui" Nous nous demandons selon quelle fréquence nous l’utilisons et qui l’utilise
"non"  3 cas se présentent :     - réemployer l’objet    nous jetons les vieux papiers dans la cheminée.
 - recycler l’objet  nous donnons notre vélo d’enfant devenu trop petit pour Simon à Mathieu.
- en derniers recours, le jeter
"ne sais pas" Dans ce cas, nous mettons un post-it ou une affiche sur cet objet pour nous donner un temps d’observation. Chaque fois que quelqu’un aura besoin de cet objet, il marquera son nom et la date d’utilisation. Après quelques jours ou quelques semaines, nous regarderons les noms qui figurent sur l’étiquette. OUI Conserver - Ranger
- Réemployer
NE SAIS PAS Temps d’observation - un seul nom est inscrit : dans ce cas, l’objet est utile mais il n’a pas besoin de rester dans la zone commune, il sera mieux à portée de main de son unique utilisateur.
- plusieurs noms figurent : dans ce cas, l’objet est utile, mais il doit se trouver rangé dans une zone accessible à tous les utilisateurs.
- aucun nom n’est inscrit : dans ce cas, à priori, nous revenons à la rubrique "non".
Attention cependant aux objets saisonniers : un ventilateur n’est peut-être pas utilisé du tout pendant l’hiver à Montréal, mais sera un objet quotidien en été…
NON Ne pas conserver - Recycler
- Jeter
Mais que faire en ce qui concerne les machines et outils en panne ? Faut-il les réparer ?
Exemple : une entreprise qui envoie à la casse des produits à base de ferraille, stockés depuis 15 ans dans le magasin et ne se vendant plus depuis 10 ans.
Avantage : récupérer un peu d’argent, libérer de l’espace de rangement.


Remarque : Ceci est un processus sans fin. Si vous recommencez la phase "éliminer" sur la même zone, vous constaterez que vous trouverez encore des choses à jeter.

La méthode des étiquettes et la méthode ABC pour trier

Rien ne sert de ranger des choses qui ne servent à rien, c'est faire du vent, encombrer pour rien.



 Ranger - Mettre les choses en ordre - Cette étape consiste à ranger tout ce qui reste après élimination. 

Les choses doivent être tenues en ordre afin d’être prêtes à l’usage quand on a besoin  (éviter de perdre du temps à chercher les choses avant de pouvoir commencer son travail)

Ranger quoi : Le travail  - Les outils (ou machines) non nécessaires - Les produits défectueux - Les papiers, classeur, mails et autres documents

Mais pas n’importe comment.
Avant l'opération : • Prendre photo (pour communiquer ensuite sur la différence, le travail réalisé)
• Observer et critiquer le processus actuel de rangement (s'il existe)
• Faire l'inventaire des objets à ranger,
• Etudier les fréquences d'utilisation,
• Délimiter et identifier les emplacement et les objets,
• Proposer un emplacement pour chaque objet,
• Choisir les modes de rangement,
• Prévoir le nettoyage du poste de rangement et le faciliter (planifier le "Comment", la durée et le matériel),
• Tenir compte du poids,
• Tenir compte de l'encombrement.
Pendant l'opération : • Aménager le poste de travail (les outils et documents utilisés fréquemment doivent être sous la main),
• Marquer les emplacements : stocks, manutention, documentation,...
• Faciliter le repérage : rendre visibles les anomalies, les manquants, utiliser des étiquettes, symboles,...
• Identifier et délimiter les zones de travail : les zones de passages, les zones à risques,...
• Utiliser peinture, signalétique, couleurs,...
Le résultat de l'opération doit être visible : • Les zones doivent être clairement délimitées (allées, zones de travail, zones à risques,...)
• Les objets et les zones d'affectation doivent être identifiées,
• Il doit être possible de repérer facilement les objets manquants
• Le système de nettoyage doit être visible (kit de nettoyage, bacs à déchets),
• Utiliser des couleurs vives et contrastées ainsi que des symboles.
Les critères de rangement sont : • efficacité (minimiser le temps de recherche)
• Sécurité (attention aux chutes et aux heurts)
• Qualité (attention à la rouille, aux coups, aux mélanges de pièces)
• Les objets à fréquence d'emploi élevée doivent être près et facilement accessibles.
• Les objets fragiles doivent être protégés.


Les standards de rangement ainsi que la description de l'état de référence doivent être formalisés.
Contrôler l'application des règles de rangement et les améliorer sans cesse.
  
Tant qu’on utilisera des objets, on aura besoin des les avoir à portée de main, ce qui explique que le rangement doit être fait chaque jour. On évite ainsi de perdre du temps à chercher.
Pouvoir ranger et retrouver en 30 secondes documents et outils usuels est un objectif tout à fait possible.

Il s’agit de :
- trouver facilement l’objet dont nous avons besoin lorsque nous en avons l’utilité
- retrouver la place de l’objet quand on en a besoin

Nous rangeons donc plus ou moins loin en fonction :
- de la facilité de manutention,
- de la taille des utilisateurs de l’objet…
Avec les 5 S, nous améliorons l’ergonomie de notre poste de travail (que ce soit la cuisine familiale, la production de planches de bord en PU ou le soin à un malade…).
Nous nous demandons aussi dans quel ordre nous utilisons les objets afin de :
- diminuer la pénibilité,
- réduire nos pas (et donc diminuer la fatigue à la fin de la journée),
- éviter de porter des charges lourdes…
Sans en avoir l’air, nous pratiquons du Hoshin (optimisation des flux) et nous améliorons la sécurité et l’ergonomie.
Nous perdons peut-être quelques minutes à nous poser ces questions, nous gagnerons en fatigue jour après jour.
Pour effectuer cette étape, demandons-nous :
- ce que nous utilisons le plus souvent
- de quelle manière
- qui les utilise le plus, si ces objets sont dans une zone collective et utilisés par plusieurs personnes (adaptation à la taille des différents utilisateurs)
- dans quel ordre ?
Nous pouvons demander à un observateur de nous aider, en nous faisant part de ses remarques sur notre manière de chercher et d’utiliser les objets.
Cette étape nous permet de nous "économiser" par la suite. Rien de plus fatiguant que de se contorsionner pour aller chercher les verres ou le pot de Nutella sur la 2e étagère au-dessus de l’évier…

Exemples de mise en place

 Rangement de documents dans un bureau - rangement de classeur -

Visibilité en un clin d'oeil sans avoir à réfléchir.

Les classeurs sont tous là et dans le bon ordre Il manque un classeur Les classeurs sont rangés dans un mauvais ordre.
Mieux que la numérotation qui oblige à lire et interpréter l'information, le repérage par ligne de couleur est un élément du management visuel : simple et immédiat.
 Toute durée de recherche est réduite si l'on sait parfaitement où chercher.

- Dans ranger : peut aller jusqu’à avoir la même structure dans les classeurs (pour des dossiers techniques de produits par exemple) => cela permet de faciliter la recherche d’une donnée en cas d’absence d’une personne


Pour cela : séparer (se donner un temps d'observation si nécessaire pour ne pas faire n'importe quoi) - se débarasser (peut passer par de l'archivage ou du remisage ordonné) et, ranger. Au travers de cela, il s'agit de faire la différence entre l'indispensable et l'inutile et se débarasser de l'indispensable.

Attention : cette étape est dangereuse ! sous des couverts d'euphorie, d'avoir une bonne note au suivi 5S, des personnes font des nettoyages trop rapides. Cela peut conduire à des pertes de données importantes.
Il est vital de garder les données clients, fournisseurs, sur les produits réalisés par la société ..... par contre il faut bien les ranger et éviter les doublons.


 Nettoyer  - Tenir propre le lieu de travail. Eliminer déchets et saleté.

Pourquoi ?
 Parce que cela crée un environnement propice à la qualité du travail. Comment peut-on demander à une personne de réaliser un travail de qualité quand elle travaille dans un environnement sale ? (exemple : Il est plus agréable de travailler dans un garage dont le sol brille, plutôt que de ne pas oser se mettre à genoux pour regarder son dérailleur de vélo parce que le sol est recouvert de plaques d’huile et autres décors graisseux et nauséabonds.
Prévenir les risques de pannes : Quand les choses sont propres et bien tenue, une défaillance se voit plus facilement (exemple une légère fuite d’huile sur un sol sale ne se verra pas alors que sur un sol propre cela se verra et, il pourra y avoir intervention rapidement)
Prévenir les risques d’accidents : En nettoyant les étagères de notre bureau, bibliothèque, salon, nous nous rendons compte que le rayon du haut est très cintré et commence à se fissurer. Nous pouvons le renforcer ou le remplacer, avant qu’il ne se rompe et que les livres assomment la personne qui ouvrira la bibliothèque à ce moment-là.
De plus, en procédant régulièrement à un nettoyage de ces outils, nous leur garantissons une durée de vie plus longue. Qui veut aller loin, ménage sa monture…

Comment le faire ?
Se fixer des priorités en localisant les endroits générateurs de salissures et difficiles à nettoyer.
Démarrer un processus de progrès permanent pour éliminer les sources de salissures : viser le zéro salissure.
Mettre en place des moyens pour ne pas salir (capots, goulottes, suppression des soufflettes, aspiration des fumées).
Consacrer du temps au nettoyage (au minimum 3 minutes / jour /personne, définir un planning de nettoyage, établir des gammes de nettoyage,...).
Etablir des standards de propreté et un état de référence.
Améliorer l'environnement (peinture, éclairage,...).
Simplifier le nettoyage.
Veiller à l'application effective des règles de nettoyage.


Ce nettoyage ne doit pas être confondu avec "le nettoyage de printemps". Cette étape est souvent négligée, car les personnes n’en voient pas l’utilité et ne prennent pas au sérieux le nettoyage. Ils disent qu’ils ne sont pas des "femmes de ménage". Ceci n’est absolument pas un jugement de valeur, mais une remarque moult fois entendue !

Les outils de nettoyage doivent être adaptés au type de nettoyage effectué et doivent être disposés à côté de ce que nous avons à nettoyer.

• Faire un état des lieux de l'étape : où nettoyer, Quoi, Qui réalise, Définir les priorités,...),
• Remettre l'outil à l'état de propreté souhaité et négocié (il ne s'agit pas de remettre à neuf l'installation mais il faut obtenir l'état nécessaire à la bonne marche de l'outil, dans des conditions de travail et de sécurité conformes à la législation.


 Maintenir en ordre propre  -  Prendre l’habitude d’être propre et soigné (commencer par se l’appliquer)

C’est ce que vous obtenez lorsque vous avez pris l’habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et de nettoyer.
C'est, après avoir nettoyé et éliminé les causes causes de salissures, faire briller puis repeindre avec une peinture claire et brillante.
Il s'agit là de développer des habitudes (appliquer les règles) et un effort constant que tout reste en ordre.

Il s’agit d’établir des règles de travail, de les essayer avant de les valider.
Ces règles doivent être :
- simples,
- visuelles ou écrites.
Nous pouvons aussi en profiter pour mettre en place des "détrompeurs", c’est-à-dire un système nous empêchant de commettre des erreurs.
Dans notre cas, nous pouvons, par exemple, fabriquer des casiers de rangement pour notre balai, seau, brosse… de tailles différentes suivant les objets. Nous ne pourrons donc plus nous tromper dans le rangement et nous saurons toujours où remettre les outils même si nous confions cette tâche à notre frère qui vient nous rendre visite pour la première fois dans notre nouvel appartement.

        Se fixer des priorités en repérant les points à surveiller en particulier.
        Décrire et visualiser les standards ou états de référence pour ces points
        Rendre visibles les anomalies pour faciliter le contrôle :
          o Propreté : renforcer l'éclairage, peindre dans des couleurs permettant un repérage immédiat des salissures
          o Rangement : rendre visible l'absence d'un objet, rendre visible tout objet mal placé, en sur-stock,...
        Pour que les règles soient respectées, il est préférable de les faire écrire et visualiser par les opérateurs eux-mêmes.
        Visualiser très clairement ce qu'il ne faut pas faire.

Comment conserver en ordre et propre ?
Démarche    Moyens
Identifier les natures et causes de salissures    Approche scientifique de l'origine de la saleté : comment la saleté est-elle arrivée là et comment peut-on l'empêcher ?
Eliminer et réduire les causes de salissures    Rendre visible les anomalies
Localiser et étudier des simplifications d'accès aux endroits difficiles
Définir les méthodes de nettoyage    Planifier du temps pour le nettoyage
Nommer les responsables
Intégrer pour toute tâche nouvelle un temps de rangement, de nettoyage.


 Formaliser et appliquer la discipline, impliquer - Respecter ce qui a été défini (dans les bureaux, dans l’atelier …)

        Traiter les problèmes en fonction de leur apparition.
        L'initiative vient du personnel.
        Faire participer toutes les personnes concernées.
        Créer des équipes multifonctionnelles.
        Etre pragmatique et s'orienter vers l'action immédiate.
        Rechercher la meilleure utilisation de l'existant.
        Communiquer visuellement sur l'avancement des projets.
        Utiliser une méthodologie de résolution de problème commune.
        L'amélioration est continuelle : pas un jour sans amélioration.
        Quel que soit le niveau atteint, il est toujours possible de faire mieux.
        Les améliorations sont conduites par le besoin du client (interne et externe).
        Le processus est plus important que le résultat.
        Appliquer le PDCA.
        L'encadrement consacre du temps à écouter les suggestions et observer le processus d'étude de problème.


L'objectif est de mettre en place un système permettant de faire des progrès et de ne pas revenir en arrière.
Sur le terrain, on applique ce qui a été décidé : Qui, Quoi, Quand, Comment les tâches sont réparties.


Pour que cela imprime les gens, que cela devienne une habitude, vous pouvez l’afficher sur les lieux de travail.


Nous respectons au quotidien les règles que nous avons définies. Sinon, il n’y a aucun intérêt à l’avoir fait et formalisé.
Nous faisons respecter les règles par notre entourage. Si quelqu’un ne les respecte pas, nous lui expliquons pourquoi c’est important d’appliquer les 5S, avec une petite démonstration simple et nous restons vigilants.
Nous progressons en améliorant les règles et en faisant progresser les standards : nous créons de nouveaux standards. Pour cela, nous appliquons l’état d’esprit PDCA ou Kaizen (méthode permettant d’avancer à petits pas).
Par exemple, nous avons constaté que le marteau était l’outil que nous utilisons le plus souvent alors que nous utilisons peu souvent les clefs à molette. Nous allons donc interchanger les clefs à molette et le marteau et rapprocher de nous l’outil qui nous sert le plus.
Pour plus de détails sur le PDCA, voir la leçon Démarche de résolution de problèmes.
Et pour plus de détails sur le Kaizen, voir la leçon Les outils de la qualité.

Par nature, l’homme a tendance à se relâcher et à oublier ses résolutions. Il a aussi tendance à tomber dans la routine en oubliant pourquoi il fait telle ou telle chose.
Au sein de l’entreprise, ce comportement est néfaste, car si chacun commet de petites erreurs, l’accumulation de celles-ci a de grandes répercussions sur la qualité du produit et se traduit par des mécontentements de la part des clients et des difficultés commerciales.
C’est donc en mettant en place la rigueur, c’est à dire en instaurant de bonnes habitudes, puis en faisant faire et refaire de la même façon jusqu’à ce que cela devienne naturel, que les 5S peuvent aboutir.
C’est pourquoi la rigueur est indispensable et qu’il convient de l’instaurer, mais comment ?
Tout d’abord, en instituant des règles de comportement à l’aide de la communication visuelle et de la formation.
Ensuite, en veillant à ce que tout le monde participe, agisse et se sente concerné.
Enfin, en s’assurant que chacun prenne conscience de sa responsabilité envers la tâche qui lui incombe.
Pour ce faire, il est important que les responsables fassent remarquer les erreurs commises et les fassent corriger. Il est également nécessaire d’insister sur l’importance de l’esprit d’équipe en expliquant que la réussite dépend de la qualité du travail de tous et que la défaillance d’une personne nuit à tout le groupe.



Comment impliquer et formaliser ?

Ecrire la liste des tâches à accomplir, le temps qu'il faut leur consacrer ainsi que la périodicité,
Noter le suivi dans le temps des 4 actions précédentes ainsi que les dispositions que l'on prend pour conserver et améliorer les résultats obtenus,
         
Application pour chez vous : ici




Outils possibles :

Tableau de progression 5S

Phases		 Opérations Validées
1. Eliminer   1.1 Tri : repérer tout ce qui est inutile  
1.2 débarras : Enlever tout ce qui est inutile   
2. Ranger 2.1 Ordre : Chaque chose à sa place, ce qui sert le plus souvent le plus proche, le plus facile d'accès
3. Nettoyer  3.1 Nettoyage initial : Enlever les salissures
3.2 Propreté à la source : Ne pas salir   
3.3 Optimisation du nettoyage : Aller vers l’inspection   
4. Standardiser   4.1 L’organisation visuelle : Zéro papier, Zéro oubli   
5. Progresser  5.1 Suivi de l’application des règles : Vigie place nette
5.2 Mesure continuelle des performances : Le progrès est permanent   
   
       
   


Quelles sont les application au niveau privé ?

- retrouver plus facilement des papiers ou des objets
- si vous refaite une pièce comme une cuisine : avec cette approche vous réfléchissez à ce que vous utilisez le plus régulièrement = que vous devez avoir à porter de main, ce que vous n'utilisez que rarement = que vous pouvez mettre dans une autre pièce; avoir une cuisine que vous pouvez laver facilement




























Poser temporairement un lot à un emplacement non défini, c'est courir le risque que quelqu'un d'autre le redéplace sans précautions et sans prévenir personne. Que ce lot soit retrouvé ou non, la recherce des pièces perdues va consommer de l'energie et du temps. Supposons que dans l'urgence il faille refaire les mêmes pièces pour livrer le lot à temps, il en résulte un gaspillage de matière, d'énergie et main d'oeuvre au profit d'un stock que l'on retrouvera plus tard, sans certitude de pouvoir le vendre !
Le gaspillage de surface par la surproduction et les stocks inutiles est un autre gisement d'amélioration.
Les 5S peuvent être mis à profit pour définir des règles de rangement, des emplacements d'entreposage, des zones d'attente. Ces règles seront communiquées afin que chacun sache où est quoi, pourquoi et pour combien de temps. En cherchant à améliorer en permanence la situation, on prendra soin de faire évoluer le système et de le maintenir à jour.
Gaspillages provenant des temps d'attente
L'attente est la conséquence d'une mauvaise synchronisation ou d'une mauvaise préparation. Attendre des pièces, de la matière, des outils, instructions, etc... est éventuellement du à une mauvaise définition des règles et/ou des zones de stockage et d'entreposage.
Il faut aussi se poser la question de l'impérieuse utilité de ce que l'on attend... Si cela n'apporte aucune valeur ajoutée, est-ce réellement utile ? Si non : éliminer. Si oui, alors réduire le temps d'attente, les distances à parcourir.
Un disque d'ordinateur "mal rangé" ou surchargé ralenti la machine.
Avez-vous songé que les dossiers et fichiers dans les répertoires informatiques sont eux aussi de bons candidats aux 5S ?
Rechercher un classeur ou un document induit des délais d'attentes. Une mesure simple et qui fait partie des classiques : tirer une ligne de couleur en diagonale des dos des classeurs :
 


 
La nécessité de transporter peut être la conséquence des gaspillages précédents. Tous les transports ne peuvent pas être éliminés, mais il faut veiller à les réduire au minimum.
La recherche de tire-palettes pour déplacer des caisses ou palettes est un exercice des plus courant dans les ateliers. Les intéressés réclameront toujours davantage d'engins, alors qu'une définition de règles d'utilisation, d'une zone de stationnement et la discipline pour s'astreindre à rapporter l'engin une fois la manutention exécutée règle la plupart des problèmes de disponibilité.
Gaspillages dus aux stocks inutiles
Ces stocks portent un nom évocateur ! Dans l'optique des 5S, cela appelle leur élimination et la récupération des espaces ainsi dégagés, de préférence pour une activité à valeur ajoutée.
Les documents papier et leurs multiples copies, les catalogues et calendriers des années passées, les fichiers informatiques, les stylos et feutres qui n'écrivent presque plus... des stocks inutiles !
Gaspillages dans les processus de fabrication
Les gammes et modes opératoires non maintenus à jour laissent des opérations inutiles dans le processus. La logique du tri  et rangement s'applique aussi aux séquences d'opérations dans les gammes.
Ce type de gaspillage se trouve aussi volontiers dans les processus administratifs. Des règles anciennes ont créé des opérations devenues inutiles, mais personne n'ayant pris la peine de les remettre en question, on continue avec application et discipline (!!).
Gaspillages par des mouvements inutiles
L'ergonomie du poste de travail est certainement un cas concret d'application parmi les plus populaires et les plus "visibles" des 5S. Son agencement suivra une logique inspirée des 5S (disponibilité, éloignement, tenue, maintenabilité...) et favorisera le maintien de la discipline 5S.
Parmi les mouvements inutiles, ne pas oublier les déplacements pour aller (re)chercher ce qui manque, ce qui est en retard, pour demander des renseignements complémentaires...
Gaspillages dus aux pièces défectueuses








Mettre en place un plan d’action 5S et des indicateurs d’évaluation.
Il faut savoir avant toute chose que lorsqu’une décision est prise, il faut l’appliquer (se débarrasser de tout ce dont on n’a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au nettoyage).
De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères et tables spéciales pour le rangement des objets, des étiquettes et panneaux d’instructions). Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables (placer des capots pour éviter les projections de copeaux et prendre des mesures pour éviter les fuites).
Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l’aide des autres services (réparer des machines, changer l’agencement d’un atelier, prévenir les fuites d’huile). Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre l’évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l’évolution (avant, pendant, après).

Suivre le plan d’action 5S
Il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés beaucoup d’efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que les mauvais, car l’identification des problèmes est le premier pas vers l’amélioration.

3 - Les points clés de l'application





Exemples dans différents lieux, Les domaines concernés -
Trier - Débarrasser Ranger  Nettoyer  Conserver en ordre et propre Impliquer / Formaliser
Poste de travail Pas d'objets inutiles, pièce cassée, objets divers, objets rouillées Outils et objets identifiés (en fonction de la fréquence d'utilisation), rendre visible les manquants Nettoyage régulier, contrôle et inspection Éradiquer les causes de salissures, respecter les consignes de nettoyage, de rangement et de sécurité Établir les procédures visuelles, fonctionnement des technologies par synoptique, assurer la visibilité des points d'inspection
Atelier Pas d'en-cours excessifs Emplacements définis pour les en-cours Parties communes, toilettes, vestiaires Eradiquer les causes de salissures, encours excessifs, respecter les consignes de nettoyage, de rangement et de sécurité. Afficher les plans d'action, les valeurs maxi de stock, les consignes de circulation et d'évacuation, les consignes de sécurité
Etablissement La cour n'est pas encombrée Allées tracées, signalétique claire Vitres propres, toilettes impeccables Eradiquer les causes de salissures, organiser le ramassage des poubelles Afficher le planning des "5S", les horaires.
Bureau Pas de documents périmés, les documents obsolètes Documents et classeurs, identifiés, facile à trouver Pas de salissure, environnement agréable (mobilier, vitres,...) Eradiquer les causes de salissures, l'origine des poussières Le Respect des consignes, les procédures, l'affichage
Salle de réunion Pas d'objet inutile Mobilier et matériel Aucune trace sur les sols, murs, tableaux Procédures visuelles (matériels et consignes) Afficher le planning d'utilisation, les horaires, les règles de conduites des réunions, etc...

 
5 - Conclusion -

La démarche appliquée avec méthodologie et rigueur permet de dégager des résultats visibles et chiffrables sur la propreté, l’environnement, l’ambiance en interne, l’image de marque de la société, la qualité mais aussi la sécurité.
Les 5S constitue aussi une démarche d’amélioration continue, le Kaizen. Kaizen signifie amélioration. C’est un état d’esprit que l’on met en place et que l’on fait vivre, par l’implication de l’ensemble du personnel.
Le cycle des 5S est évolutif, il suit le principe PDCA.
Le premier nettoyage sert à établir l’état des lieux. Cette phase concrète peut être exploitée pour planifier les action, fixer les objectifs avec les acteurs (= Plan). Les actions sont menées
et les résultats vérifiés (= Check). On évalue alors l’écart entre ce que l’on constate et les objectifs (= Act). Ensuite, on redéfinit de nouvelles actions (= Plan) et c’est reparti !


 






 L'essentiel des 5S pour lecteur pressé
 
Originaire du Japon, cette méthode postule qu'un travail efficace et de qualité nécessite un environnement propre, de la sécurité, et de la rigueur.
Les 5S sont les cinq verbes d'action (Débarrasser, Ranger, Nettoyer, Standardiser, Progresser) qui en japonais commencent tous par la lettre S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) et forment la méthode ou démarche connue sous ce nom.
Les 5S permettent de construire un environnement de travail fonctionnel, régi par des règles simples, précises et efficaces.
Le déploiement des 5S se fait dans un ordre logique et avec progressivité. Les 3 premiers S sont des actions de terrain, les 2 derniers sont des actions de maintien et de progrès.
Simple d'apparence, les 5S forment un ensemble cohérent et puissant. Leur déploiement correctement mené permet d'aller bien au-delà de s'astreindre à faire (ou faire faire) le "ménage".
Les 5S sont la fondation sur laquelle bâtir une démarche de progrès permanent, déployer les outils et méthodes du lean manufacturing. En outre ils sont un levier du management du changement et de l'autonomie des équipes.
Il est raisonnable de commencer le déploiement des 5S dans un atelier ou sur un processus pilote correctement ciblé, puis de l'étendre aux autres secteurs de l'atelier puis de l'entreprise.
 Les 5S dans le détail
 
 
Quelques principes clés de succès d'un projet de déploiement 5S
 
5S, Qualité, Sécurité et Environnement
Les 5S se prêtent admirablement au déploiement d'une politique Qualité, Sécurité et Environnement (QSE).
 





   
 Faire les 5S d'un processus
 5S à la TV... les cochons !
 
 
Déployer les 5S
Workshop "coup de poing" ou chantier pilote ?
 
Les 5S, une bonne hygiène pour vos informations
Fondamentalement, les 5S prônent le rangement, l'ordre et la propreté. La même approche peut s'appliquer aux documents électroniques et aux données.
 
 
 
5S et conduite du changement
A condition de ne pas aborder les 5S sous un aspect purement méthodologique, mais de bien utiliser la dimension managériale, les 5S sont un levier pour la conduite du changement et la prise d'autonomie des équipes.
 

 
Tout le monde prétend faire du 5S
La diffusion des méthodes japonaises en général et des 5S en particulier fait que tout le monde prétend faire du 5S. Le terme 5S est passé dans le langage commun des industriels.
Véritable acte de foi ou une formule à la mode ?
La réalité du terrain est souvent loin de l'illusion optimiste des dirigeants et managers !



Les 5S tels que ma grand-mère me les faisait faire
Cela pourrait être l'interjection de ce manager qui me dit un jour :
«Mais moi dans ma jeunesse j'ai toujours été habitué à ranger ma chambre, aujourd'hui je continue à ranger mes affaires» !


                            



 

D'autre part, elle ouvre la voie au développement de la Topomaintenance, aux activités de résolutions de problèmes et transforme l'environnement des postes de travail, car les différentes étapes si elles sont conduites avec méthode et rigueur, agissent sur l'état d'esprit du personnel à tous les niveaux hiérarchiques.




Au sens propre du terme, ranger signifie mettre les choses en ordre rapidement et couvre implicitement toutes les procédures nécessaires à cet effet.
Tant qu’on utilisera des objets, on aura besoin des les avoir à portée de main, ce qui explique que le rangement doit être fait chaque jour. On évite ainsi de perdre du temps à chercher.
Ranger un outil, un dossier, un document, un objet, permet de le retrouver sans perte de temps en cas de besoin. Il faut trouver les moyens de supprimer les changements de main et de position.
En effet, nous perdons un temps infini à chercher les objets, outils dont nous avons besoin, parce que les ateliers, les bureaux sont vraiment mal organisés.
Pouvoir ranger et retrouver en 30 secondes documents et outils usuels est un objectif tout à fait possible.
Bien ranger, c'est aussi savoir quel outil, dossier document, objet utiliser pour quelle tâche.
Il est important de créer des systèmes de maintenance et de stockage efficace, sans négliger pour autant la sécurité et la qualité. Ainsi, il faut se fixer des délais en fonction de la fréquence d’utilisation et de l’importance de chaque objet.
Enfin, le rangement produit les meilleurs résultats lorsque tout le monde y participe et s’efforce d’imaginer les solutions les plus efficaces.
Une fois que chaque chose a une place, définie en fonction des exigences de production, de qualité et de sécurité, l'unité de travail est en ordre.



Une fois chaque chose à sa place, il faut veiller à la propreté des lieux. C’est la phase SEISO. Le dictionnaire donne du verbe nettoyer la signification suivante :
" Rendre net, propre en débarrassant de tout ce qui ternit ou salit ".
Dans le contexte des 5S, cela signifie éliminer les déchets, les saletés, les corps étrangers afin que le poste de travail et son environnement soit propre.
Cependant, le nettoyage ne se limite pas seulement à chasser la poussière, à faire briller les sols, à rendre propre les locaux et le matériel.
En effet, le nettoyage sert aussi à contrôler l’état de fonctionnement des machines. Ainsi, le manque d’huile, les boulons mal serrés, les pièces présentant une usure précoce sont autant d’anomalies que peut révéler cette simple inspection de routine.
De plus, bien qu’on sache qu’il faille se débarrasser des déchets, des ordures et veiller à la propreté, le nettoyage revêt une importance croissante, compte tenu de l’amélioration de la qualité, de la précision et des techniques de production.
Dès lors, parmi tous vos matériels et toutes vos installations, certains lieux doivent être à surveiller en priorité (exemple de l’équipe de volley-ball féminine lors de J.O de Tokyo qui considérait le terrain comme un lieu à surveiller en priorité).
De même, dans l’armée, les règles ont toujours été strictes en ce qui concerne le nettoyage, le graissage et la propreté des armes, car elles doivent pouvoir être utilisées à tout moment.
A leur tour, les usines modernes se sont aperçues que plus leurs procédures de nettoyage sont rigoureuses, plus le nombre de défauts décelés au contrôle qualité est faible. De ce point de vue, le nettoyage mérite le plus grand soin. C’est pourquoi, les 5S tendent vers le zéro défaut de propreté, et c’est donc de façon légitime que certaines entreprises visent aujourd’hui le degré zéro de saleté.

Mot Japonais    Seiketsu    Ordre    

C’est ce que vous obtenez lorsque vous avez pris l’habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et de nettoyer.
C'est, après avoir nettoyé et éliminé les causes causes de salissures, faire briller puis repeindre avec une peinture claire et brillante.
Il s'agit là de développer des habitudes (appliquer les règles) et un effort constant que tout reste en ordre. En conséquence, il faut un management créatif et des rappels visuels pour que chacun connaisse le pourquoi et le comment de l’ordre.

Ainsi, un très grand nombre de pièces et de mécanismes doivent être vérifiés régulièrement. Un très grand nombre de fonctions ont besoins d’une application 5S. Il existe de très nombreux endroits où le management visuel s’impose.
De plus, les 5S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire une habitude est plus difficile. Pourtant, cette répétition est indispensable et c’est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques. D’où l’importance du management visuel, pour que chacun sache immédiatement que quelque chose ne va pas et pour que vous puissiez maintenir les choses dans l’état où elles doivent être.

Mot Japonais    Traduction    Interprétation
Shitsuke    Rigueur    Formaliser et impliquer






 
Opération Tenir propre

• Se fixer des priorités en localisant les endroits générateurs de salissures et difficiles à nettoyer.
• Démarrer un processus de progrès permanent pour éliminer les sources de salissures : viser le zéro salissure.
• Mettre en place des moyens pour ne pas salir (capots, goulottes, suppression des soufflettes, aspiration des fumées).
• Consacrer du temps au nettoyage (au minimum 3 minutes / jour /personne, définir un planning de nettoyage, établir des gammes de nettoyage,...).
• Etablir des standards de propreté et un état de référence.
• Améliorer l'environnement (peinture, éclairage,...).
• Simplifier le nettoyage.
• Veiller à l'application effective des règles de nettoyage.


Opération standardiser

• Se fixer des priorités en repérant les points à surveiller en particulier.
• Décrire et visualiser les standards ou états de référence pour ces points
• Rendre visibles les anomalies pour faciliter le contrôle :
- Propreté : renforcer l'éclairage, peindre dans des couleurs permettant un repérage immédiat des salissures
- Rangement : rendre visible l'absence d'un objet, rendre visible tout objet mal placé, en sur-stock,...
• Pour que les règles soient respectées, il est préférable de les faire écrire et visualiser par les opérateurs eux-mêmes.
• Visualiser très clairement ce qu'il ne faut pas faire.





 


 





Mettre en place un plan d’action 5S et des indicateurs d’évaluation.

Il faut savoir avant toute chose que lorsqu’une décision est prise, il faut l’appliquer (se débarrasser de tout ce dont on n’a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au nettoyage).
De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères et tables spéciales pour le rangement des objets, des étiquettes et panneaux d’instructions).
Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables (placer des capots pour éviter les projections de copeaux et prendre des mesures pour éviter les fuites).
Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l’aide des autres services (réparer des machines, changer l’agencement d’un atelier, prévenir les fuites d’huile).
Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre l’évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l’évolution (avant, pendant, après).
Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisé beaucoup d’efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que les mauvais, car l’identification des problèmes est le premier pas vers l’amélioration.


Suivre le plan d’action 5S

Bien qu’il semble logique de demander à une équipe du niveau supérieur de faire l’évaluation, de poser les questions et de donner son opinion, confier cette tâche à une équipe de même niveau offre davantage de possibilités du point de vue de l’échange d’idées et de l’éducation mutuelle. De nombreuses entreprises ont donc des équipes de même niveau suivent leur travail respectif puis confient à des équipes de niveau supérieur une première évaluation avant de faire procéder à une évaluation extérieure.
Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés beaucoup d’efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que les mauvais, car l’identification des problèmes est le premier pas vers l’amélioration.
Ainsi les photographies sont une excellente façon de garder une trace. Elles illustreront la situation avant, pendant et après. Ces photographies constituent non seulement des points de repère pour les personnes concernées, mais elles peuvent aussi servir à faire connaître les progrès accomplis lors des réunions générales 5S et aux experts extérieurs.
 

Exemple d'étapes pour la mise en place d'une démarche 5S

Étapes    Qui réalise
1) Créer un Groupe de Pilotage Spécifique (GPS)    La Direction et le Groupe Pilote Qualité Totale (GPQT)
2) Former le GPS aux principes, aux enjeux, à la démarche    Cabinet conseil, Responsable Qualité (RQ), Technicien Animateur Qualité (TAQ)
3) Choisir les équipement, le secteur (bureau, atelier,...). La hiérarchie définit les critères de choix (taux de panne, motivation, rendement global,...)    Hiérarchie des services + GPS + Maintenance
4) Identifier les acteurs des services concernés
Sensibiliser les acteurs et à l'issue du module, créer le Groupe Pilote de l'outil,
Former le groupe pilote de l'outil à la démarche    Groupe pilote spécifique (GPS), Cabinet conseil, RQ, TAQ
5) La mise en place sur le terrain
Délimiter la zone géographique de l'outil, de l'environnement et effectuer le maillage    Le groupe pilote de l'outil + les acteurs+ maintenance
6) Faire l’état des lieux :
- Remettre l'outil / l'environnement à l'état souhaité et négocié avec la direction (sans oublié la sécurité)
Trier, Ranger, Nettoyer, Etablir les standards
- Confirmer le maillage de la zone géographique de l'outil et de son environnement, nommer les responsables de mailles    Le groupe pilote de l’outil + les acteurs + maintenance
Hiérarchie, GPS, groupe Pilote.
7) Informer de la fabrication de la saleté. Traiter les causes de saleté    Groupe pilote outil + acteurs + management
8) Réfléchir au choix d'indicateurs pertinents    Hiérarchie + Groupe pilote outil
9) Points à auditer, formaliser les audits, l'affichage    Hiérarchie - groupe pilote outil + acteurs
10) Délivrer le label "5S". Généraliser la démarche    La direction









3. Conclusion
En résumé :
1) J’élimine les objets inutiles en me demandant si je peux les réemployer ou les recycler. Sinon je les jette.
GESTION DE LA QUALITÉ
2) Je range tout ce qui reste, après élimination, plus ou moins loin de moi, en fonction de la fréquence, du lieu d’utilisation et de la facilité de manutention.
3) Ensuite je nettoie et j’inspecte pour détecter les fuites, salissures…
4) Je standardise.
5) Je respecte les règles et j’améliore les standards (PDCA).

La démarche 5S appliquée avec méthodologie, rigueur et orthodoxie, permet de dégager des résultats visibles et chiffrables sur la propreté, l'environnement, l'ambiance en interne, l'image de marque de la société, la qualité mais également la sécurité.
Son succès implique l'utilisation d'une méthode rationnelle sans transgresser une seule étape, en s'appuyant sur des outils spécifiques de la qualité et sur un management participatif.



 

* Mettre les choses en ordre
Les choses doivent être tenues en ordre afin d’être prêtes à l’usage quand on a besoin.
       (éviter de perdre du temps à chercher les choses avant de pouvoir commencer son travail)
C'est mettre les outils de façon  à pouvoir les utiliser sans les chercher. Cela est aussi valable pour les dossiers (avoir des systèmes de repérage des dossiers en clair et simples, que ce soit dans les dossiers physiques ou informatiques) - Pour un même type de chose, la même logique doit être utilisée.

Par exemple :
Si vous avez réalisé plusieurs type de produits et que vous avez des classeurs par produit, ces classeurs doivent tous avoir la même structure :
- descriptif de l'appareil et de sa fonctionnalité
- nomenclature
- dessins ou schémas
- principales pannes et causes connues à ce jour ...

=> cela facilite la recherche en cas de problème même si votre expert n'est pas là.


* propreté personnelle
Appliquer à soi-même les 3 S précédents
Prendre l’habitude d’être propre et soigné (commencer par se l’appliquer)

* discipline
Respecter ce qui a été défini (dans les bureaux, dans l’atelier …)
Formuler les règles de fonctionnement et d'amélioration pour que cet outil devienne une discipline dans le management de la Qualité Totale

Pour que cela imprime les gens, que cela devienne une habitude, vous pouvez l’afficher sur les lieux de travail.


Cet outil participe à la chasse aux gaspillages en tous genres.

Outil de suivi de mise en oeuvre : tableau de suivi de progression


Des exemples pratiques ?
Combien de fois cela vous est-il arrivé de chercher la télécommande de la télévision ? ...
Combien de fois cela vous est-il arrivé de chercher une notice d'équipement ?
Combien de fois, cela vous est-il arriver de rechercher de vieilles données (au travail ou chez vous) ?