Pourquoi le mettre en place :
Parce qu’il y a plus d’idées dans la tête de
10 personnes que dans la tête d’une seule. Parce que tout
le monde a de bonnes idées.
Cela fait partie des outils d’implication du personnel, de motivation.
Tout le monde dans son travail voit des choses à
améliorer facilement, des petits disfonctionnements qui peuvent
être réglés rapidement.
Comment faire :
Encourager le personnel a soumettre des idées pratiques pouvant
apporter des améliorations, réaliser des
économies, renforcer la sécurité, la
qualité du produit ou de la vie dans l’entreprise.
Cela est pratiqué depuis de nombreuses années dans de nombreuses sociétés
Le système offre à tout collaborateur la
possibilité de monter l’intérêt qu’il
porte à son travail de tous les jours et à la
marche de l’entreprise en général. En retour
l’entreprise reconnait l’auteur.
Les suggestions s’inscrivent dans la stratégie globale de la direction :
- d’encourager l’expression du personnel
- de stimuler la créativité des personnes,
développer leur esprit d’invention et leur
compétence,
- de favoriser la communication entre les personnes et les services,
- d’accroître la satisfaction du personnel.
Comment lancer la démarche :
L’important comme dans tout lancement de démarche,
c’est de la lancer. Même si la qualité des
premières idées n’est pas sensationnelle il faut
les traiter. De plus en plus, l’idée devient une
proposition concrète et précise.
Il faut favoriser les idées qui peuvent être réalisées par le service lui-même
Emission et traitement des idées :
Toute personne employée peut émettre des suggestions
(opérateur, personnels des services supports, cadres …).
Il est même mieux que la règle soit la même pour
tout le monde (tout le monde a des idées et il faut au maximum
développer un seul esprit d’équipe, de
société)
C’est un système d’expression individuelle mais, les
idées issues de groupes de travails (ou formés
spontanément) sont aussi recevables.
Les idées doivent être concrètes et amener des
propositions qui améliorent la situation (ce n’est pas
juste : « mettre à jour le document … »)
Pour faciliter l’émission et le traitement, il est utile
d’avoir un formulaire pré-imprimé
spécifiquement conçu à cet effet.
Pour faciliter l’appréciation de l’idée, il
est utile que la situation actuelle soit décrite, que la
solution innovante documentée qui apporte une diminution des
problèmes soit décrite (si possible en quantifiant
l’amélioration). Des croquis peuvent être joint pour
aider à l’explication.
La hiérarchie doit être à disposition pour aider à formuler, à rédiger une idée.
Chaque proposition est transmise à la hiérarchie qui a
pour mission de s’assurer de la bonne compréhension de
l’idée. Elle peut aussi refuser (cas d’une
idée qui n’est pas réellement une idée
d’amélioration), ou reformuler car il se peut qu’il
y ait une bonne idée derrière.
L’enregistrement dépend de l’organisation que vous
avez choisi (par le hiérarchique ou par un gestionnaire) il faut
y mettre un n° d’ordre pour la gestion.
La faisabilité est étudiée : par le hiérarchique, par le service réalisateur
En général, l’auteur reçoit une copie de sa
suggestion avec le n° d’enregistrement en guide
d’accusé de réception.
Les délais de réponses sont ensuite important. Une des
recettes du succès (mais, ce n’est pas facile) c’est
de répondre rapidement et, si la réponse est
négative, elle doit être argumentée. Une
idée ne doit jamais être abandonnée, elle doit soit
être acceptée et réalisée, soit
refusée.
Les vecteurs de réussite :
- Une hiérarchie qui s’implique, traite les dossiers et
réduit le délai de traitement.
L’amélioration de cet indicateur est une source de
motivation complémentaire pour les autres.
- Une réactivité plus immédiate, temps réponse plus court et mois de procédures.
- Faire en sorte que l’administration soit légère pour les pilotes afin de favoriser l’animation
Reconnaissance des émetteurs d’idées :
- Soit proportionnellement aux gains réalisés sur une
période donnée (mais dans ce cas il n’y a que des
idées qui rapportent du mesurable = rien sur
l’amélioration de la sécurité, rien sur
l’amélioration de la qualité ou alors, il faut
fixer des montants dès le départ …)
- Election mensuelle par un comité d’une ou plusieurs idées avec chèque cadeau ou autre
- Aucune gratification sous forme d’argent mais, juste une
soirée avec félicitation des personnes qui ont fait les
meilleures.
Cela dépend de la culture d’entreprise.
Quelles idées doivent être récompensées ?
Les idées qui ont été réalisées
Les dérives possibles, points à savoir :
Que les gens mettent des idées alors que c’est leur travail normal
Les plus : favoriser les petites idées qui peuvent être
réalisées par son propre service (par exemple, nous
savons que le service méthodes a toujours une grande liste de
choses à faire => leur faire mettre en œuvre des
idées d’amélioration ne fait que leur ajouter du
travail - quelles priorités donner ?)
Des fois des idées peuvent être refusées à
des moments et acceptées plus tard car les priorités ont
changé ou que l’environnement a changé. Il faut
donc s’attendre à un moment ou à un autre à
avoir une remontée suite à un idée qui a
été acceptée voir primée remontée
qui dit que cela n’est pas juste car l’idée avait
déjà été émise et refusée
(établir alors clairement la règle que si idée
refusée et que pas ré-émise dans
l’année = comme si n’avait pas été
émise).
Conclusion :
- A mettre en place pour profiter de l'intelligence de tout le monde,
- Ne se met pas tout seul en place. Demande un effort volontaire continue (dont pointe d'investissement pour lancement).
- Enrichissement des postes de travail et développement de la polyvalence
- Généralisation de l’auto-contrôle ou responsabilisation accrue au poste de travail,
- Lancement de la qualité totale en promouvant au sein
même de l’entreprise, la notion de client, chacun
étant dans son poste de travail à la fois client et
fournisseur.