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Réunions |
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Sommaire :
Les nouveaux moyens
Réunions = source de perte de temps phénoménale ou, réunion efficace ?
Raisons majeurs de perte de temps :
1) les participants n’arrivent pas à l’heure
2) pas de prise de décision = réunion ne sert à rien (sauf si réunion d’information)
3)
pas de compte rendu de réunion en séance ou pas de compte rendu = au
mieux, une fois le compte rendu envoyé, il est discuté (sur
compréhension du problème, sur l’action, le responsable, la date) ; au
pire ce qui était prévu n’est pas fait car, il n’y a pas de trace.
4) des personnes qui répondent au téléphone
comment y remédier ?
1)
c’est purement une question de management. Un manager qui accepte cela
est un manager qui accepte de faire perdre de l’argent à sa société et
qui montre peu de respect vis-à-vis des collaborateurs qui sont
présents à l’heure.
2) c’est une question d’état d’esprit et d’analyse d’efficacité des réunions.
3)
C’est aussi une question de management. Il ne doit pas y avoir de
réunion sans compte rendu. Cela est d’autant plus vrai quand il s’agit
de réunions avec le client ou le fournisseur. Pour cela des supports
peuvent être créés mais, il suffit d’une feuille avec relevé manuscrit
des décisions et validation des participants par signature =>
photocopie en fin de séance.
OPTIMISEZ VOS REUNIONS
Voici comment un chef d'entreprise a réussi à
économiser les trois quarts du temps qu'il passait auparavant
à essayer de résoudre des questions professionnelles.
Il s'agit de Léon Shimkin, Président du Conseil
d'Administration d'une des premières maisons d'édition de
New York : Simon & Schuster, Inc.
Voici ce que déclare Léon Shimkin :
« Pendant quinze ans, j'ai passé à peu près
la moitié de chaque année de travail à tenir des
réunions avec mes associés. Nous discutions toutes sortes
de problèmes : Fallait-il faire ceci ou cela ou rien du tout ?
Régulièrement, à mesure que la réunion se
prolongeait, nous nous énervions, nous commencions à
remuer dans nos fauteuils, à arpenter la pièce, à
répéter indéfiniment les mêmes choses, bref,
à tourner en rond.
Le soir venu, je rentrais chez moi épuisé. J'étais
vraiment persuadé que cela allait continuer ainsi jusqu'à
la fin de mes jours. J'avais travaillé de cette
façon-là depuis quinze ans, et l'idée qu'il
pût y avoir une méthode très efficace ne
m'était jamais venue.
Si quelqu'un m'avait dit que je pouvais économiser les trois
quarts du temps que je passais en ces séances fébriles,
et par conséquent, les trois quarts de ma tension nerveuse, je
l'aurais pris pour un optimiste incurable et ignorant des
réalités.
Pourtant j'ai réussi à élaborer une méthode
grâce à laquelle j'ai obtenu précisément ce
résultat. Il y a maintenant huit ans que je l'applique, et elle
a fait des prodiges, aussi bien en ce qui concerne le rendement de mon
travail que pour ma santé et mon équilibre.
« Cela peut avoir l'air d'un tour de magicien, mais comme tous les tours de magicien c'est extrêmement simple.
« Voici mon secret : pour commencer, j'ai abandonné
immédiatement le procédé que nous avions suivi
pendant quinze ans dans ces réunions, procédé
inepte qui débutait régulièrement par les
lamentations de mes associés, tout aussi harassés que
moi-même et lancés dans une énumération
interminable et détaillée de tout ce qui n'allait pas,
pour finir par l'éternelle question : qu'allons-nous faire? Je
l'ai remplacé par un règlement nouveau, obligeant celui
qui désirait soumettre un problème, à
rédiger d'abord un exposé contenant les réponses
aux quatre questions suivantes :
Question 1 : « Quel est le problème ? »
Avant cette innovation, nous gaspillions toujours une ou deux heures
à discuter fiévreusement, sans savoir d'une
manière exacte où se trouvait réellement le
problème. Nous avions pris la malheureuse habitude de nous
épuiser à débattre de nos ennuis, sans jamais nous
préoccuper d'écrire de façon précise en
quoi consistait le problème.
Question 2 : « Quelles sont les causes du problème ? »
Lorsque je regarde en arrière, je suis épouvanté
par le nombre incalculable d'heures que j'ai pu perdre en discussions
agitées sans jamais essayer de trouver clairement les causes se
trouvant à la base du problème.
Question 3 : « Quelles sont les solutions possibles ? »
Avant l'introduction du nouveau règlement, il arrivait
fréquemment que l'un de nous suggérât une solution.
Mais, aussitôt quelqu'un d'autre la déclarait
irréalisable, pour telle ou telle raison. Très vite, nous
nous emportions tous, nous sortions complètement du sujet et
à la fin de la réunion, personne n'avait noté les
différents moyens à utiliser pour attaquer le
problème.
Question 4 : « Quelle est la meilleure solution possible ? »
Un de mes collaborateurs qui participait à toutes nos
réunions avait l'habitude de se tracasser pendant des heures au
sujet de telle ou telle question et de tourner en rond au lieu de peser
jusqu'aux dernières conséquences le pour et le contre des
solutions possibles et de déclarer : «Voici la solution
que je propose ».
Aujourd'hui, mes collaborateurs ne viennent plus que très
rarement m'exposer leurs problèmes. Pourquoi ? Parce qu'ils ont
découvert que pour pouvoir répondre à ces quatre
questions, ils doivent d'abord réunir tous les faits et creuser
à fond le problème.
Lorsqu'ils ont fait cela, ils constatent, trois fois sur quatre, qu'ils
n'ont pas besoin de me consulter : la bonne solution s'impose
d'elle-même. Et même dans les rares cas nécessitant
une réunion, la discussion ne dure plus qu'un tiers environ du
temps qu'elle nous prenait autrefois, elle suit une ligne droite,
ordonnée, qui aboutit forcément à une
décision sensée.
Aujourd'hui, dans la maison Simon & Schuster, nous dépensons
infiniment moins d'énergie et de temps à discuter et
à nous tourmenter au sujet de ce qui ne va pas. En revanche nous
agissons avec efficacité pour que tout aille bien ».
Mettons tous en pratique ce que fait Léon Shimkin. Utilisons ces
questions chaque fois que nous avons un problème à
résoudre. La première étape à franchir est
naturellement de connaître le problème.
Retenons ces quatre questions « clé »
1. Quel est le problème ?
2. Quelles sont les causes du problème ?
3. Quelles sont les solutions possibles ?
4. Quelle est la meilleure solution possible ?
Ces questions « clé » peuvent être
utilisées dans un message, dans une lettre, en réunion,
en conférence et même au téléphone.
Voyons comment utiliser ces quatre questions au cours d'une réunion.
Supposons que nous soyons des associés exploitant un grand
magasin et que nous soyons préoccupés par la diminution
de nos bénéfices. Nous procéderons comme suit :
1. Quel est le problème ?
Réponse : Les bénéfices diminuent.
2. Quelles sont les causes du problème ?
Réponse : Les associés expriment différentes idées quant aux causes, notamment :
- conjoncture défavorable - prix trop
élevés, - dépenses
inutiles,
- publicité qui ne porte
pas, - service de livraison trop
long,
- mauvaise politique de
crédit,
- vendeurs peu aimables.
3. Quelles sont les solutions possibles ?
Réponses :
- réduire les prix,
- remplacer le chef de
publicité, - acheter de nouveaux
véhicules de livraison,
- changer le système de crédit et de recouvrement,
- intéresser les vendeurs au chiffre d'affaires.
4. Quelle est la meilleure solution possible ?
Réponse : Les associés décident par exemple, que
la meilleure solution est : intéresser les vendeurs au chiffre
d'affaires pour les encourager à être aimables avec les
clients. Quelquefois la meilleure solution peut être la
combinaison de plusieurs solutions envisagées.
Vous participerez à plusieurs réunions dans
l'Entraînement Dale Carnegie® et vous aurez peut-être
l'occasion d'animer l'une d'entre elles. Il serait bon que vous
connaissiez les principes à appliquer pour animer et pour
participer à une réunion organisée dans le but de
résoudre un problème.
COMMENT ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION
PLAN:
1. Problème : L'énoncer brièvement. S'assurer que chacun l'ait bien
2. Causes : Demander quelles sont
les causes du problème. Récapituler fréquemment
les causes mentionnées.
3. Solutions : Demander quelles sont les solutions possibles en
réclamant une preuve à l'appui de chaque solution
proposée.
4. Décision : Faire une dernière
récapitulation des solutions et preuves puis faire un choix, en
votant s'il y a lieu.
5. Action : Désigner, le cas échéant une ou
plusieurs personnes chargées de mener la décision
à bonne fin.
CONSEILS :
1. Jamais d'avis personnel.
Votre rôle est de mener la discussion non d'y participer.
2. Pas trop de protocole pour accorder la parole.
Cependant si vous avez douze participants ou plus, il faudra que la
personne désirant prendre la parole lève la main. Vous la
lui accorderez en la nommant ou d'un signe de tête.
3. Interventions rapides - dans le sujet traité.
Pour mener avec dynamisme une réunion. Il faut savoir
interrompre la personne qui essaie de parler trop souvent ou trop
longtemps.
Interrompez celle qui s'écarte du sujet. Rappelez lui : «
La question que nous discutons est la suivante... Restons dans le sujet
».
4. Tous participent.
Veillez-y, mais ne faites jamais le tour de la table pour demander l'avis de chacun. .
COMMENT PARTICIPER A UNE REUNION
CONSEILS :
Pour optimiser le travail en réunion chaque participant devrait :
1. Rester assis pour parler (Sauf s'il s'agit d'une grande assemblée.)
2. Etre bref et s'en tenir au problème.
3. Veiller au ton de voix - utiliser un ton de conversation.
4. Suggérer une seule solution à la fois. :
5. Accompagner chaque solution de preuves à l'appui de son point de vue.
' Celles-ci peuvent être présentées sous une ou
plusieurs des formes suivantes : '
- démonstration, - exhibition,
-
incident - exemple,
- statistique, - témoignage
d'expert, -
analogie.
Supposons par exemple que le problème soit : « Les
accidents de circulation augmentent » et qu'une solution
proposée soit : « Les fabricants automobiles devraient
installer davantage d'équipements de sécurité
». Cette solution pourrait être appuyée par :
- Exhibition d'un tableau de bord recouvert de caoutchouc mousse.
- Démonstration d'un phare passant automatiquement en code en croisant un autre phare.
- Analogie entre un "air-bag" et un gros coussin.
Une autre solution au même problème serait : «
Exiger une inspection régulière des véhicules
». Celle-ci pourrait être appuyée par :
- Statistique* indiquant que dans les treize années suivant la
décision prise au New Jersey d'adopter l'inspection
régulière obligatoire, on a fi .= mesuré une
diminution du nombre d'accidents mortels de 8,45 par cent millions de
miles parcourus
- Témoignage d'expert* celui du Chef de la i _. • Police de
Pennsylvanie déclarant que cet Etat avait diminué le
nombre de morts sur la route chaque année depuis l'inspection
régulière obligatoire.
- Incident-Exemple à Cleveland, dans l'Ohio, un de mes amis
apprit au cours d'une vérification obligatoire que ses freins
étaient trop mous. Il les fit régler immédiatement
et le jour-même, le réglage de ses freins lui évita
un accident.
Pas d'affirmations gratuites.
N'avez-vous jamais participé à des discussions ou des
réunions où le temps était gaspillé dans le
genre :
; « Evidemment, ça marchera. - Moi, je vous dis que ça ne marchera pas.
- Vous avez tort. - Non, j'ai raison.
- Ça a bien marché pour d'autres.
- Peut-être, mais là, ça ne
marchera pas !
- Vous n'êtes pas sérieux ! Ça a marché pour ce type dont je parle.
- Quel type ?
'
- Je ne sais plus son nom mais peu importe...
Etc...Etc... Des affirmations gratuites, mais pas de fait ni de preuve,
aucun effort pour appuyer ses dires, rien qui puisse aider à
parvenir à une décision.
Dans une réunion, évitez ce genre d'affirmations.
Présentez toute solution que vous proposez au problème en
cours avec preuve à l'appui.
6. Ecouter attentivement tous les intervenants.
7. Laisser parler les autres, sans les interrompre.
8. Poser des questions plutôt que de contredire,
Si un participant fait une déclaration contraire à vos
idées, ne discutez pas , demandez-lui plutôt pourquoi il
pense de la sorte. Si ce « pourquoi » est demandé
sur le ton voulu, il ne choquera pas et vous permettra de juger le
fondement de la pensée de l'autre personne : cela peut vous
donner des renseignements précieux.
Utilisez également les principes de « Comment se faire des amis ».
Outre les conseils énoncés plus haut, trente principes de
bonnes relations humaines, issus de « Comment se faire des amis
» devraient également inspirer votre conduite en tant
qu'animateur ou
membre d'une réunion.
Conclusion
Si vous utilisez les questions « clé », si vous
observez les conseils pour diriger et pour participer à une
réunion, vous trouverez dans ce livret une aide précieuse.
Avant votre prochaine réunion, relisez ce livret et même
emportez le pour vous y référer éventuellement.
Faites cela plusieurs fois et vos réunions seront plus rapides
et plus efficaces.
EN RESUME
Problème ?
1. Enoncer un fait (non une question)
2. Le délimiter.
3. Clarifier les termes.
4. Fournir quelques éléments. |
Causes ?
1. En accepter le plus possible
2. Ne pas les évaluer
3. Récapituler fréquemment. |
Solutions ?
1. Etre précis.
2. Fournir preuve par : Démonstration Incident-exemple
Témoignage d'expert Exhibition - Statistique -
Analogie |
Décision ?
1. Récapituler solutions et preuves.
2. Voter / Choisir
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Action ?
1. Désigner un responsable.
2. Définir les étapes.
3. Evaluer les moyens.
4. Assurer le contrôle.
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Questions à se poser avant de participer à une réunion
Il est probable que vous passez beaucoup (trop ?) de temps en
réunions. Certaines sont planifiées et encombrent votre
agenda des mois à l’avance, d’autres sont
convoquées à la dernière minute pour
répondre à une urgence (réelle ou supposée)
du moment.
Mais votre expérience vous montre que les réunions
conduisent souvent à des résultats très
insuffisants, et qu’elles constituent pour leurs participants et
pour l’entreprise un véritable gaspillage de temps. Ne
peut-on rien y faire ?
On dit tellement de choses sur les performances calamiteuses des
réunions que l’on voudrait croire que tout est fait dans
l’entreprise pour en améliorer les résultats. Mais
il faut bien reconnaître que la réunionnite est une
maladie encore très fréquente.
Si certaines réunions sont indispensables, utiles et efficaces,
beaucoup d’autre sont convoquées pour des motifs futiles
ou peu rationnelles : désir de partager le fardeau des
décisions difficiles, souci à la mode de faire participer
les collaborateurs, désir de donner de l’importance
… Dans d’autres cas, elles sont tellement mal
préparées et/ou mal dirigées qu’elles
perdent toute efficacité.
Avant même de parler de la façon dont il faut se
préparer à une réunion et comment il faut la
mener, il est utile de se poser la question de savoir si cette
réunion doit être convoquée, s’il convient
d’y participer, et si son organisation est correcte :
Vous êtes l’organisateur ou l’instigateur :
- l’objectif à atteindre est clair, bien défini et bien circonscrit ?
- n’y a-t-il pas un moyen meilleur que la réunion pour l’atteindre ?
- l’ordre du jour est-il précis, détaillé et complet ?
- l’objectif et l’ordre du jour ont-ils été communiqués aux participants ?
- les participants envisagés sont-ils tous bien nécessaires ?
- inversement, n’a-t-on pas oublié quelqu’un dont la participation serait utile ?
- les participants ont-ils confirmé leur présence ?
Vous êtes l’un des participants :
- ai-je une idée claire de l’objectif et de l’ordre du jour de la réunion ?
- cette réunion est-elle susceptible de m’aider ?
- inversement, ma présence à cette réunion est-elle utile ?
- que ferai-je d’autre si je ne participe pas à cette
réunion ? N’y a-t-il pas une meilleure alternative pour
moi (et pour l’entreprise) que d’y participer ?
- quelqu’un peut-il me représenter à la réunion, et y exprimer mon point de vue ?
- suis-je (ou mon représentant) en possession de tous les éléments d’information utiles ?
- suis-je (ou mon représentant) bien préparé pour jouer correctement mon rôle ?
Recommandation : pour vous amuser – juste pour vous faire une
idée – calculez le coût de revient direct de vos
réunions (salaire + charges sociales de tous les participants +
éventuellement frais de déplacement). Qu’en
pensez-vous ? Utilisez la check list ci-dessus avant toute
réunion.
Règles de savoir vivre pour réunions
(certains en ont besoin)
Planification réunion : la réunion doit
entièrement tenir dans le temps de travail des personnes, pas tôt le
matin, le midi ou le soir. Cela s'appelle du respect de la vie privée
des gens (quelques managers ou célibataires aigris l'oublient)
Avant la réunion :
S'assurer de l'état de marche du matériel (projecteur, feutres, paperboard avec suffisamment de papier)
Si projection de documents, s'assurer que ceux-ci seront lisibles par tout le monde.
Nota : si couleurs, attention aux daltoniens.
Avant de sortir :
Remercier les participants
La salle de réunion
Rappel de quelques règles à respecter lors de l’utilisation des salles de réunion :
Reservation :
Rien de plus pénible que de réserver une salle et de trouver un coucou dedans :
Réserver votre salle de réunion et éventuellement
du matériel (vidéoprojecteur, paperbords….)
à l’accueil, sur le système informatique que vous
avez ou autre
Faire respecter ces réservations
Réserver salle et matériel (ne pas
s'installer dans salle ou prendre du matériel alors que réservé par
quelqu'un d'autre => cela s'appelle de l'incorrection)
Prendre les clés à l’acceuil
Rendre la salle à l'heure prévue
Départ de la salle :
Eteindre les lumières
Fermer les fenêtres
Ranger le matériel (pc, vidéoprojecteur, rallonges
électriques, câble info, chaises,
tables)
Ne
pas laisser d’objet dans les salles (pièces amenées
pour la réunion, blouses, chasubles, coques de
sécurité, gobelets, bouteilles
….)
Nettoyer les tableaux; Dire si matériel présente signes de faiblesses (feutres, paperboard dont papier vient à manquer …)
Rendre les clés de la salle à l’accueil, et ramener l'éventuel matériel emprunté
